Como implementar a gestão à vista no meu departamento de TI?

Como implementar a gestão à vista no meu departamento de TI?

 

O mundo, você já sabe, confia cada vez mais na tecnologia para hospedar realizar diversas atividades. Se antes a internet era coisa para especialistas, hoje todo os tipos de empresas e negócios dependem dela para sobreviver, de grandes corporações a pequenos empreendedores. Além de aumentar a velocidade de transações e operações, a tecnologia traz uma vantagem específica: ela gera uma grande quantidade de dados.

Essas informações podem ajudar e muito a uma empresa que quer ter mais eficiência em identificar quais elementos podem ser melhorados - e saber precisamente onde está tudo indo bem. Existe até um nome para o uso dos dados para melhorar a gestão: big data. Com grandes bases de informações nas mãos, qualquer um pode obter insights valiosos. Daí também vem a ideia de gestão à vista, uma maneira de gerenciar que fornece dados em tempo real e possibilita a visualização da operação como um todo.
Diversas áreas estão implementando essa modalidade de gestão, cada vez mais necessária para quem precisa estar a par de tudo o que está acontecendo no momento em que as coisas acontecem. Mas como aplicar essa ideia ao departamento de tecnologia da informação? O que preciso saber antes de implementar a gestão à vista? Veja a seguir.

 

Como funciona a gestão à vista?

Ela nada mais é do que uma maneira de gerenciar o que está acontecendo por meio de indicadores, que são verificados em tempo real. Os gestores conseguem visualizar essas informações e, rapidamente, identificar gargalos e oportunidades. Uma grande vantagem desse modelo é que ele gera um processo permanente de diagnóstico, o que possibilita a melhoria instante a instante. Em vez de esperar dias ou semanas para fazer avaliações, a empresa consegue, por meio dos indicadores, saber se o caminho está correto ou precisa de ajustes. Tudo pode ser compartilhado por meio desse sistema: metas, indicadores, resultados, reuniões, troca de informações. O propósito principal da gestão à vista é dar uma visão completa do que está acontecendo na empresa.

 

Vantagens

Como já dissemos acima, ela possibilita o acompanhamento em tempo real, o que significa que a transparência é muito maior para todos os envolvidos. Também se torna possível identificar rapidamente algum tipo de problema, o que traz uma economia de custos significativa para a empresa. Os processos que se mostrarem ineficientes podem ser alterados ou eliminados. Além disso, haverá um histórico de tudo o que foi feito, o que permite fazer análises mais profundas para identificar as necessidades e oportunidades no setor. 

Esse tipo de gestão é altamente eficaz. Todos os funcionários e gestores ficam sabendo exatamente quais são seus objetivos e metas. E também sabem se estão próximos de ter sucesso ou o quanto longe estão dele. A empresa também ganha clareza em relação ao que precisa ser feito de uma maneira geral, diminuindo os custos e o tempo para diagnosticar problemas.

A gestão à vista também tem impactos na cultura organizacional. Uma vez que os objetivos e metas ficam claros para todos, é mais fácil implementar práticas que favorecem a economia de tempo e recursos. Ao mesmo tempo, processos e atividades que se mostram infrutíferos são rapidamente identificados e podem ser mudados e eliminados.

Os colaboradores também se sentirão mais integrados uma vez que poderão visualizar não apenas seus dados individuais, mas de outras equipes e da empresa como um todo. Assim, eles terão consciência de como as coisas estão andando e de seu impacto de uma maneira geral. E também se sentirão mais à vontade para praticar a autogestão quando isso for possível e desejável, agindo de maneira independente quando alguma questão de sua alçada aparece.

Um efeito geral importante que esse modelo cria é uma cultura de tomar decisões com base em dados, não em crenças ou achismos. Já que é possível medir o impacto de cada ação, tudo pode ser testado e medido.

 

Como implementar?

Mudanças são sempre difíceis, então é preciso ter algumas coisas em mente antes de implementar a gestão a vista no departamento de tecnologia da informação. Em primeiro lugar, é preciso escolher indicadores adequados. O que é melhor para medir a eficiência da área? Que processos devem ser mensurados? Como será medido o sucesso ou fracasso de uma determinada métrica?

Antes de tudo, o gestor precisa fazer um levantamento geral a respeito de como o departamento se comporta hoje e como ele deve se comportar no futuro. A partir daí, será possível criar métricas que estejam de acordo com a realidade da equipe e metas a serem cumpridas e superadas.

E, claro, os profissionais precisam compreender como passará a ser sua avaliação. Por isso, é necessário treinar os funcionários para que conheçam e se habituem às novas rotinas de trabalho. Não se pode esquecer de capacitar também os gestores e líderes, que usarão as informações para basear suas decisões e da empresa como um todo.

Para que tudo isso funcione de fato, os funcionários precisam comprar a ideia e perceber que as mudanças irão ajudá-los. Por isso, faça questão de tirar as dúvidas das equipes e mostre para elas os benefícios que a rápida capacidade de resposta terá para todos.

 

Escolha bem a ferramenta

Selecionar uma ferramenta para implementar a gestão à vista é muito similar a qualquer aquisição que uma empresa faz. Antes de começar a colocar o sistema em funcionamento, consulte os funcionários e especialistas para saber qual solução tem as melhores opções para o seu negócio. Priorize plataformas que permitam o acompanhamento imediato dos dados em dashboards customizáveis e o rápido compartilhamento dessas informações com todas as áreas.

 

Transparência em primeira lugar

Uma questão essencial é ser transparente de verdade, não apenas quando a empresa vai bem. Embora pareça contraintuitivo, é importante manter o mesmo espírito se as metas não são cumpridas ou se um problema é identificado. Envolver os colaboradores e funcionários a todo momento é parte do espírito da gestão à vista. Quando há algum problema, é possível identificar os problemas, envolver e motivar as equipes na resolução das questões.

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